In 18 decembrie a avut loc un nou webinar marca Occupylibrary cu tema planificare strategica. Moderator a fost Camelia Crisan facilitator si consultant international.
Mottoul intalnirii- Daca exista o vointa exista si o cale!
Sumarul webinaului:
- Ce este planificarea strategica/ ce nu este planificarea strategica.
- Elemente ale planificarii strategice , analiza SWAT si obiective.
- Cum utilizam analiza swat pentru a defini obiectivele .
- Analiza stakeholderilor
- De la idee la implementare.
- Studii de caz.
Planificarea strategica incearca sa prevada viitorul, se seteaza o intentie, catre care sa se indrepte organizatia. E o declaratie de genul :Vrem sa facem asta!
Planificarea implica alegeri fundamentale in legatura cu misiunea organizatiei. Cui veti fi de folos, ce produse veti oferi, ce resurse aveti si ce resurse mai aveti nevoie, cum mergeti inainte pentru ca nu putem sta pasivi asteptand un viitor oarecare.
Trebuie sa intelegeti cum sa combinati ingredientele existente pentru a ajunge la rezultatul dorit.
Planificarea strategica este diferita de planificarea operationala care este una pe termen scurt.
O decizie importanta este , cu cine vom lucra- in cazul nostru ca ONG . ( biblioteci, comunitate...)
Sunt foarte multe oferte si trebuie sa stii ce alegi, altfel incepi proiecte pe care nu le poti finaliza ...
Planificarea strategica nu se face de unul singur, director de ONG sau manager de institutie , aceasta e un efort de echipa cu o consultare larga care cuprinde si exteriorul organizatiei.
De la inceputul procesului trebuie adusi impreuna toti cei interesati din comunitate , pentru ca potentialii parteneri sa inteleaga de ce vor lucra cu organizatia ta, care e motivatia, cum pot contribui, care e beneficiul lor.
Planificarea strategica are nevoie de un facilitator obiectiv al procesului, deoarece
e mult de lucru pentru a stabili misiunea si viziunea institutiei, punctul de referinta pentru viitorul institutiei.
Dezvoltarea unei viziuni comune a organizatiei e urmata de identificarea mijloacelor cu ajutorul carora viziunea va prinde viata.
Cand oamenii contribuie la crearea tabloului viitorului organizatiei , se simt obligati sa creeze acel viitor; au un simt al scopului final care ii ghideaza in deciziile de fiecare zi.
Analiza SWAT pe care majoritatea dintre participantii la webinar au exersat-o macar odata e cunoscuta.
Sunt insa cazuri in care nu se face bine si nu e folosita corect.
Puterea si Slabiciunile - sunt cele interne ale organizatiei
Oportunitatile si Amenintarile tin de mediul extern
Analiza SWAT este bine sa se faca impreuna cu stakeholderii - membri interesati ai comunitatii, finantatori, autoritati locale, ong uri , institutii partenere ei aduc alta perspectiva si pun o oglinda curata in fata organizatiei analizate.
Analiza te ajuta la definirea obiectivelor.
Puterea si oportunitatile dau obiectivele ofensive , care te ajuta sa cresti.
Slabiciunile si amenintarile dau obiectivele defensive- sunt menite sa te tina in viata in urmatorii ani, arata ce poti corecta, ( trebuie sa mai angajezi personal, sa faci alt regulament intern...)
Pentru a asigura dezvoltarea e bine sa fie definite ambele tipuri de obiective .
Un pas inainte in analiza SWAT a fost facut in 1991 de Barney - Meta SWOT care spune - oriunde ai fi trebuie sa vezi cum actioneaza fortele din jurul tau, sa incerci sa eviti ceea ce te poate distruge.
Trebuie sa te privesti ca pe o putere identificand in ceea ce priveste organizatia : valorile proprii , raritatea unor atribute , ca putere a organizatiei, ce ai doar tu, unicitate, o baza pe care se poate construi.
Ce vrem sa facem, cum vrem sa facem.
De la definirea pozitiei Unde suntem si unde vrem sa fim se pot face planuri de actiune, de la scop spre prezent.
Evaluezi daca ai tot ce iti trebuie ca sa le poti aduce la indeplinire.
Evaluezi daca toata organizatia si partenerii sunt alaturi de institutie, ong, altfel poti arunca tot planul la gunoi.( Proiecte care nu pot fi implementate pentru ca nu exista angajamentul angajatilor) .
Cine sunt stakeholderii, partile interesate din comunitate? Nu esti o insula , esti in interactiune cu tto mediul eztern.
Ce poti face? Maparea stakeholderilor ( partilor interesate) : cine sunt, evaluarea lor , sunt cu mine, sunt impotriva sau sunt indiferenti. Care este strategia lor ( a noului primar, a finantatorului , care e planul lor strategic, cum intru eu in planul lor strategic.)
Apoi pot fi dezvoltate planuri de cuprindere a celor indiferenti sau de intrare in planurile lor strategice, construind strategii specifice pentru fiecare grup.
Faci cunoscut ce au ei de castigat daca sunt parte a planului tau strategic.
Pentru ca efortul sa nu fie in zadar e bine sa se defineasca pozitia stakeholderilor sa fie impartite in importante, influente, neinteresate sau putin importante si putin influente, mergand de la nivel local la nivel regional si nivel national.
Un nu-mi pasa- declarativ poate fi doar de forma pentru ca crezi ca nu esti semnificativ.
Nu le pasa pentru ca nu inteleg, totdeauna vor fi oameni carora sa nu le pese si care pot schimba rolul cand inteleg problema mai bine.
Procesul de adunare a stakeholderilor ca parteneri este de lunga durata.
Se incepe cu informari, apoi ii consulti, apoi daca continui oamenii vor incepe sa coopereze, sa se deschida, sa participe la procesul de invatare reciproca si participarea la decizie.
Planificarea strategica este un proces viu nu o lege fixa moarta.
Partenerii pot schimba rolurile, din sustinator in opozant si va trebui renegociat iar planificarea usor regandita.
Un punct important este crearea de colaborare si sustinere in interiorul organizatiei.
Un nou director e intampinat de atitudinea Fa ce vrei- nu-ti pasa de noi.
O atitudine profitabila este aceea de a tine oamenii aproape, de a le da putere pentru a avea pe toata lumea alaturi de planul strategic.
Esti stapanul lumii tale cand oamenii de langa tine sunt cocreatori.
Multumim Camelia Crisan!
Webinarele sunt parte a proiectului Occupy Library Innovators Hub organizat de Progress Foundatia(Romania), in parteneriat cu Center for Cultural Management (Ukraine), Ukrainian Library Association (Ukraine), EduAct (Greece), Library Association of Moldova (Moldova), National Library of Moldova (Moldova), Ashoka România (Romania) and National Library of Romania (Romania) In cadrul grantului "Black Sea NGO Forum Sub-granting Scheme For Activities That Support The Development Of CSO Regional Networks", in proiectul „Building CSO Capacity for Regional Cooperation within the Black Sea Region” , implementat in Romania de NGDO Platform – FOND cu suportul financiar al European Union.
